שמים סוף למולטיטאסקינג

את הביקורת הזו הייתם צריכים לקרוא כבר לפני איזה גיליון או שניים.

הקובץ כבר כמעט עלה על פס הייצור, לא רחוק מהדד-ליין, אלא שברגע זה קיבלתי הארה להתחיל ליישם את הדברים מלאי הייעול שכתובים בספר עצמו.

ברשימה הצפופה של המטלות באותו היום היו דברים חשובים יותר, אבל לא נעים, המפיק לחוץ ויש מגזין שאמור לרדת לדפוס. אולי בכל זאת כדאי לדחוק הצידה את שאר הדברים, לדחוף עוד משהו לסדר היום, לנסות לעבוד בקצב מהיר יותר ולסיים עם זה?

זה היה הרגע שבו הייתי מוכרח לבחור האם אני מהמפוזרים או הממוקדים. האם אני אומר לכל בקשה כן ומנסה להסתדר, האם הכל חשוב לי ואני רק מחפש את המדריך הנכון לטיפים איך אפשר להספיק יותר, בחיים, בעבודה, בהכל? או שאני ממוקד, עונה לכל בקשה 'לא' אלא אם כן היא חשובה לי, וברשימה שלי קיים רק מה שחשוב באמת? האם אני אהיה עסוק בלכבות שריפות, או בשקט ושליטה? האם העבודה תשתלט על הכל או שאני אקבע את הלו"ז?

הבחירה הזו השתלמה לי היטב למיקוד בעבודה הלחוצה גם ככה באותו היום. לביקורת הזו כמו גם למגזין המעולה שאתם מחזיקים ביד, לא קרה כלום.

בספרו 'רק מה שחשוב', מחלק גרג מקיואן – מרצה וסופר בינלאומי ידוע, לונדוני שהיגר לקליפורניה – את אוכלוסיית העולם רווי המשימות שבו אנו חיים לשני סוגים: מפוזרים מול ממוקדים. המטרה שלו, כפי שהוא מגדיר אותה, היא להביא את הקורא ל'חתירה לעיקר וויתור על המיותר'.

החלוקה בין שני הצדדים היא דיכוטומית לחלוטין. המפוזרים מאמינים שהכל חיוני, הממוקדים, בטוחים שהרוב לא חיוני. זו ההנגדה של בחירה חופשית בדרך אל היעד, מול מרדף פרוע ומייגע אחרי הצלחות.

מפחיד לגלות עד כמה, לפעמים, אנחנו חוטאים בפיזור מיותר. ועד כמה הבחירה להתמקד, לא רק הופכת את החיים לקלים יותר, אלא גם מייעלת מאוד את הקיים. הוא נע בין דוגמאות נוספות מעולם העסקים, שמגלות איך אי־הפיזור אינו רק עניין של יחסי אדם-עבודה אלא גם תועלתי כאסטרטגיה עסקית.

אחת הדוגמאות המרתקות היא של הֶרבּ קלר, אחד ממייסדי חברת התעופה האמריקנית 'סאות'ווסט איירליינס' שהיא כיום חברת התעופה המטיסה הכי הרבה אנשים בעולם וממוקמת רביעית בהיקף צי המטוסים שלה.

זה לא תמיד היה כך. באחד הימים, כשהעסקים דשדשו, קם קלר והחליט לעשות שינוי קשה לעיכול עבור אמריקאי ממוצע שחושב שמגיע לו הכל. מעכשיו, הוא הודיע, אין לנו את כל יעדי הטיסות. אנחנו טסים רק מעיר לעיר ליעדים נבחרים בלבד ובלי נחיתות ביניים. הכל ישיר, כל המטוסים מאותו דגם (בואינג 737), אוכל תביאו מהבית במקום לשלם יקר, ובחירת מקום במטוס תעשו כמעט כמו ברכבת, רגע לפני שאתם עולים. אה, ויש רק מחלקת תיירים.

הוא פשוט ויתר על המיותר, הפסיק לרצות את התחרות ולהתפזר, ובמקום זאת הוא התמקד. אפילו התמקד מדי. בתחילה זה הרגיז את הלקוחות, אבל אז, הם ראו שההתמקדות הוזילה מאוד את המחיר והוכיחה שהחברה לא מוכרת אשליות. סאות'ווסט התברגה בנישה של חברה טובה וזולה וכבשה את השוק. כיום סאות'ווסט נחשבת אחת החברות הרווחיות ביותר.

המפוזר, מסביר מקיואן, שואל את עצמו מול מטלות או הזדמנויות שונות איך הוא יכול לעשות נכון את שתיהן. הממוקד שואל את עצמו איזו מהן לבחור. המפוזר מנסה לעשות הכל, הממוקד בוחר במה להצליח. אנשי עסקים ידועים מכריזים על ימים מיוחדים בהם נאסר על העובדים לעבוד. שמונה שעות בלי מיילים או טלפונים, רק מפגשים שבהם כולם יושבים יחד וחושבים. בזמנים אלו הם מגלים כמה זמן מתבזבז מדי יום ואיך המיקוד הוא זה שמפנה יותר זמן ולא המרוץ. טעות נפוצה אצלנו היא שאנשים מוותרים על שעות שינה כדי להספיק יותר, ואין להם מושג שאם היו ישנים יותר, התפוקה שלהם למחרת הייתה הרבה יותר גדולה. (אם שאלתם את עצמכם איך פתאום אפשר לקחת יום חופש, התשובה טמונה בגוף השאלה: אם זה מורכב מדי לעסק, אז או שמשהו בעבודה לא יעיל או שצריך עוד עובדים).

בכתיבה מרתקת, המוצגת בנאמנות לדרך, כמו תובנות שפתאום קופצות לעיניים בפונט ענק בגודל 30, או הקדמות לבן על גבי שחור וסיכומי פרקים, מקיואן מלווה את המפוזר אל דרך המלך. הוא מציע טיפים שונים, כמו איך לנפות הצעות, איך להעז, באיזה הומור להשתמש כשאנחנו אומרים 'לא', איך להעריך זמן בצורה נכונה, וכבונוס הוא מביא גם נספחים של שיטת המיקוד לא רק בעבודה אלא גם במנהיגות ועוד. אחרי מפתח האישים והמקורות, במקום שבו הספר כבר אמור להסתיים, לקורא מחכה הפתעה: אתגר התמקדות במה שחשוב ב-21 ימים, עם מטלות מעניינות כמו יום אחד לא, יום אחד שבו מכניסים ארבע פגישות של חצי שעה להתמודדות עם בעיות שצצו במהלך היום, ויום נוסף שבו ממקדים תוצאות אחרי פגישה, ועוד.

אם עומדים לכם מול העיניים כמה עשרות ספרים שאתם מנסים לקרוא את כולם בו זמנית, לכו על הספר הזה. הוא כבר יסדר לכם את הדרך לכל השאר.

רק מה שחשוב

• גרג מקיואן
• מאנגלית: כפיר לוי
• הוצאת מטר
• 281 עמודים 

כך תשלטו על סדר היום שלכם

נמאס לכם להרגיש משועבדים למשימות אינסופיות? גם לריק פסטור נמאס. במקרה שלו, הוא הצליח לפתח שיטה מקורית שמבטיחה יציאה לחירות 

אם אסטרטגיות ורעיונות הם דבר מעולה עד הרגע שבו אתם מנסים ליישם אותם בפועל, הספר שמשלים את עניין ההתמקדות ומתרגם אותו באופן מצוין לרמה הטכנית והמעשית הוא 'גריפ', ספרו החדש של מהנדס ויזם ההייטק ריק פסטור. פסטור הוא פחות איש של רעיונות ויותר איש של 1-2-3.

'איך לקבוע סדרי עדיפויות, לבנות לו"ז בעבודה ובחיים ולהגיע למה שחשוב באמת' הוא מצהיר על כריכת הספר ומגלה שגם אצלו עניין ה'חשוב באמת' מוביל, מה שיוצר נקודת ממשק מעולה אל הספר הקודם.

כשפסטור הגיע למצב של מיאוס בתחושת השעבוד למטלות, הוא פיתח את שיטת 'גריפ' (שליטה) המקורית במיוחד, שבה אתה שולט על סדר היום שלך. 

פסטור יצר את המדריך השלם לניהול מרגיע בעבודה ובחיים. מתחיל מרמה של איך לנהל יומן, ואיזה סוג יומן מתאים לכל אחד, וממשיך בטיפים המצוינים איך להיות כנים ומציאותיים בהגדרת זמני סיום, הגשות ומטלות, כולל בהכנסה פנימה של זמני הנסיעות וההכנות גם לתכנון וגם ללו"ז, כמו גם בדיקה מתי אפשר להתכונן לכל משימה או פגישה. יום לפני? באותו היום?

כך למשל, הוא מציע חלוקת פוקוס של משימות לפי מה שחשוב ודחוף, מה שחשוב ולא דחוף, מה שדחוף ולא חשוב, מה שלא זה ולא זה. לאיזה בלת"מ מתייחסים? מה אפשר להזיז מהיומן?

באלו ימים כדאי לעשות איזה מטלות? (מדהים כמה זה משנה) באלו שעות מוגדרות ומצומצמות ביום מגיבים למיילים (מייל, הוא מגלה, הוא כמו עקיצת יתוש, ככל שתגרד, זה יגרה יותר, ככל שתגיב מהיר יותר זה יתפתח לשרשרת מיותרת), איך בונים רשת ביטחון לזמן המתוכנן?

יש לו עצות רבות, כמו למשל 'פרויקט מתישהו' שאליו אנו דוחפים את כל הדברים שאנחנו רוצים 'מתישהו לעשות', ובמקום לדחות סתם, פשוט מכניסים לשם ומפעם לפעם שולפים משימה לביצוע. או למשל, יום אחד בשנה שנועד לשבת ולתכנן את השנה כולה, תרגילים להבין מה אנחנו רוצים מעצמנו, וטיפים איך לתחום פגישות נגד בזבוז זמן. יש גם בונוס: מדריך איך לכתוב הערות. עצה אחת מעניינת היא ההרחבה המומלצת בעת הגדרת משימות: כך למשל, צמד המילים 'ביקורת גריפ' הפכו ל'לשבת לכתוב את הביקורת לגריפ ולבדוק חיבור לביקורת השנייה'.

הספר מחולק לשלושה חלקים: איך לנהל את השבוע, השנה והחיים. בסוף כל חלק מוצע תקציר לממהרים, כולל תוספות יעילות מאוד שמייעצות איך לתכנן חופשה ואיך לנהל צוות. 

אין מי שלא ימצא בספר טיפים ועצות טובות לחיים ולעבודה, כמו גם ידע טכני בניהול נכון של יומנים דיגיטליים והגדרות חוסכות זמן במייל, בליווי תרשימים וצלומי מסך. אזהרה אחת: אם אתם מהמפוזרים, אתם עלולים להרגיש שהספר הוא מדריך מרובע ובלתי ישים. אל תקשיבו לעצמכם, ותגדירו משימה בצבע אדום ביומן: הגיע הזמן לשינוי.

גריפ

• ריק פסטור
• מאנגלית: גליה אלוני-דגן
• 300 עמודים
• הוצאת תכלת